eAkte

eAkte

Hintergrund

In SAP-Systemen können Archivdokumente mit verschiedensten Vorgängen und Stammdaten verknüpft werden. Um diese Dokumente recherchieren zu können, müssen der jeweilige Transaktionscode sowie Vorgangsnummer bzw. das Stammdatum bekannt sein. Zudem ist eine dokumentenzentrierte Recherche über den Gesamtprozess nicht ohne weiteres möglich.

Projektbeschreibung

Ein Premiumhersteller der deutschen Autoindustrie führte die Umstellung der Nicht-Serien-Beschaffungsprozesse auf SAP® Supplier Relationship Management (SRM) mit Anbindung an das ERP-Backend durch. Zielsetzung des Projekts war die Implementierung einer elektronischen Akte (eAkte), die den gesamten Beschaffungsprozess inkl. der kreditorischen Rechnungsstellung nachvollziehbar darstellt. Dabei sollten die Geschäftsobjekte aus dem SRM- und dem ERP-Backend-System mit deren zugehörigen Dokumenten systemübergreifenden in einer eAkte dargestellt werden. Neben der reinen Recherche nach Geschäftsobjekte und Dokumenten sollte auch die manuelle Ablage von Dokumenten ermöglicht werden.

Projektdurchführung

Zu Projektbeginn wurden in einer Konzeptionsphase zunächst eine Prozessanalyse durchgeführt und anschließend der Aufbau der eAkte definiert. Parallel wurde ein Prototyp auf Basis der Akten-Software eines Drittanbieters erstellt. Savento koordinierte und unterstützte die Umsetzung der eAkten-Lösung der Firma OpenText. Zudem erfolgten die Organisation ausgiebiger Testphasen, die Durchführung der Funktions-, Prozess- und Integrationstests sowie der Mitarbeiterschulungen.

Projektergebnis

Die Einführung der eAkte ermöglicht durch die transparente Darstellung der Prozessabläufe einen schnellen und parallelen Informationszugriff. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und die Servicequalität gegenüber den Kunden und Lieferanten erhöht. Durch weniger Papierarchive konnten Kosten eingespart und das Verlustrisiko von Dokumenten minimiert werden.

Savento
  Signet