Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Hintergrund

In großen, international agierenden Unternehmen geht täglich eine Vielzahl von Rechnungen ein, sowohl in elektronischer als auch in Papierform. Diese Rechnungen müssen geprüft und bearbeitet werden – ein wiederkehrender und zeitintensiver Vorgang. Durch automatisierte Erfassungs- und Bearbeitungsverfahren kann dieser Prozess effizient gestaltet werden.

Hat ein Unternehmen zudem viele Tochtergesellschaften bzw. Zweigstellen, werden betriebswirtschaftliche Prozesse – wie die Rechnungsbearbeitung – häufig dezentral und damit mehrfach durchgeführt. In solchen Fällen sind Shared Service Centers, in denen Prozesse zentral für das gesamte Unternehmen ausgeführt werden, von Vorteil.

Projektbeschreibung

Zielsetzung des Projekts bei einem Key Player der Stahlindustrie war die Einführung eines Shared Service Centers für die zentrale Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen (Papier und IDOCs). Im Unternehmen sind bereits ein Archivsystem mit entsprechenden Scan-Komponenten sowie SAP® mit einem bereits in dem Umfeld realisierten SAP®-Business-Workflow (zentraler Rechnungseingang mit früher Archivierung) flächendeckend und erfolgreich im Einsatz.

Im Rahmen der Umsetzung des Shared Services-Konzepts sollte das bestehende Umfeld um die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung mit OCR-Anbindung ergänzt werden. Dies umfasste zum einen die Implementierung einer geeigneten Software zur automatischen Rechnungserfassung und zum anderen deren Integration in das bestehende Umfeld. Hierbei lag das Augenmerk insbesondere auf der Entwicklung eines neuen Workflows mit Integration in den bestehenden Workflow-Prozess.

Im Rahmen einer OCR-Einführung war außerdem eine Optimierung des Scan-Prozesses erforderlich. Bei einem täglichen Archivierungsvolumen von über 2.500 Rechnungen, welches durch die Umsetzung der zentralen Rechnungserfassung mittelfristig sogar auf bis zu 10.000 Seiten pro Tag ansteigt, musste die bestmögliche Erkennungsrate erzielt werden, wobei gleichzeitig das Datenvolumen möglichst gering gehalten werden sollte.

Projektdurchführung

Zu Beginn des Projekts wurde zunächst eine Analyse der Ist-Prozesse hinsichtlich der Automatisierbarkeit zentraler Prüfungs- und Kontierungsprozesse im Umfeld der kreditorischen Eingangsrechnungsverarbeitung durchgeführt. Im Anschluss daran erfolgte die Konzeption der Soll-Prozesse für den gesamten Unternehmensbereich.

Savento unterstützte zudem bei der Bewertung und Auswahl eines Anbieters für die Einführung einer automatischen Rechnungserfassung (über OCR-Verfahren und Schnittstellen in den bestehenden SAP®-Workflow) und fungierte als neutraler Partner zwischen dem Kunden und dem Software-Anbieter.

In einem nächsten Schritt erfolgte durch Savento die Konzeption und Umsetzung der Schnittstellen (BADI) zwischen der OCR-Komponente und dem SAP® Business Workflow. Dabei wurden verschiedene Anpassungen und Optimierungen des vorhandenen Workflows für MM-Vorgänge vorgenommen. Weiterhin wurde eine Optimierung des Scan-Prozesses für die OCR-Erkennung durchgeführt.

Projektergebnis

Die automatisierte Rechnungserfassung wurde erfolgreich in das bestehende (System-)Umfeld des Unternehmens integriert. Der bestehende Workflow, welcher bereits erfolgreich eingesetzt wurde, konnte dabei sogar noch effizienter gestaltet werden. Der Scan-Prozess der Rechnungen konnte hinsichtlich der Qualität zudem für die OCR-Erkennung optimiert werden.

Insgesamt ergab das Projekt mehrere positive wirtschaftliche Effekte für das Unternehmen. Dazu zählen insbesondere Zeit- und Kostenersparnisse durch optimierte (Prozess-)Laufzeiten sowie Qualitätssteigerung durch automatisierte Erkennungsverfahren und geringere manuelle Nacharbeiten. Weiterhin ergaben sich positive Skaleneffekte durch hohe Dokumentvolumina in der Hardware- und Software-Ausnutzung des Systems.

Savento
  Signet