Dokumentenkonvertierung (PDF )

PDF/A als einheitlichen Dokumentenformat

Der Standard PDF/A hat sich mittlerweile für die Langzeitarchivierung von Dokumenten durchgesetzt. In den meisten SAP®-Archiven sind Dokumente allerdings noch in anderen Formaten abgelegt wie TIFF oder PDF. Bei PDF gibt es verschiedene Formatversionen. Ebenso unterscheiden sich die TIFF-Formate, es gibt beispielsweise Single Page TIFF und Multi Page TIFF. Ein einheitliches Dokumentenformat PDF/A bietet aber den großen Vorteil, dass alle Dokumente mit nur einem PDF-Viewer angezeigt werden können.

Savento hat ein Lösungspaket für die Vereinheitlichung der Formate nach PDF/A entwickelt. Diese Konvertierungslösung ist in SAP® integriert und wurde hinsichtlich folgender Anforderungen optimiert:

  • Einfache Bedienung, die nach kurzer Einweisung durch den Kunden selbst erfolgen kann
  • Flexible Selektion und Steuerung des Konvertierungsprozesses
  • Maximale Sicherheit und Nachvollziehbarkeit durch robuste Programme und Protokollierung
  • Unterstützung verschiedener Betriebssystemplattformen
  • Hohe Geschwindigkeit des Konvertierungsprozesses
  • Kein dedizierter Server notwendig

Eine gesonderte Problematik stellt die Verwendung des Single Page TIFF-Formats dar, wie es früher von vielen Archivierungslösungen eingesetzt wurde. Hier werden die Seiten eines eingescannten Dokuments als einzelne Komponenten im Archiv abgelegt. Dies hat zur Folge, dass ein passender Viewer benötigt wird, damit nicht nur die erste Seite des Dokuments angezeigt wird.

Dieses Lösungspaket ist in SAP® integriert, das heißt, dass neben der Konvertierung werden auch die entsprechenden ArchiveLink®-Verknüpfungseinträge angepasst werden. Danach greifen die Anwender automatisch auf die PDF/A-konvertierten Dokumente zu. Der Zugriff auf die Dokumente im ursprünglichen Format kann optional erhalten bleiben.

Einfache Konvertierung

Das Konvertierungsverfahren besteht aus einer SAP®-Komponente und dem Savento Document Converter, der auf einem „einfachen“ Arbeitsrechner außerhalb des SAP®-Systems läuft. Der Ablauf der Konvertierung ist in folgender Abbildung skizziert:

Konvertierung von Dokumenten

Die jahrelangen Erfahrungen von Savento im SAP®-Archivierungsumfeld sind in die Entwicklung des Lösungspakets eingeflossen. Es geht über die reine Konvertierung hinaus und umfasst auch die Beratung hinsichtlich sinnvoller Maßnahmen im kundenspezifischen Umfeld.

Savento ist Ihr Partner für die professionelle und effiziente Umsetzung von Archivierungsprojekten. Wir freuen uns über Ihre Anfrage und helfen gerne, Umfang und Inhalt des Lösungspakets auf Ihre Anforderungen abzustimmen.

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